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Em sua concepção geral, o termo compras descreve o processo de aquisição que se estrutura nas seguintes fases: conhecimento da necessidade de um fornecedor, sua localização e seleção, negociação do preço e de outros elementos pertinentes, e acompanhamento do processo para assegurar o fornecimento.

Fornecimento e suprimento são termos bastante amplos, que incluem no mínimo a aquisição, a recepção e a armazenagem. Em algumas organizações podem também compreender atividades de tráfego, assim como de inspeção, de entrada e de recuperação.

O termo materiais é utilizado em alguns países em um contexto militar para indicar as mesmas funções de fornecimento e suprimento descritas no parágrafo anterior.

A direção de materiais é um conceito que busca atribuir a uma pessoa toda a responsabilidade na totalidade de fluxos de materiais da organização. O diretor de materiais é responsável pela:

• planificação e controle dos materiais;

• programação da produção;

• pesquisa dos materiais;

• aquisição, tráfego de entrada, controle de inventários, recepção e controles de qualidade na entrada;

• armazenagem e movimento de materiais no interior da empresa;

• eliminação dos desperdícios e dos excedentes.

São poucas as organizações onde se verifica a totalidade dessas funções. São incluídas com maior frequência a programação da produção, o movimento dos materiais no interior da empresa e o controle de qualidade de entrada.

Parece que o termo logística teve sua origem por volta de 1670 com criação de uma nova estrutura organizacional do exército francês, que incluía o cargo de Maréchal Général de Logis, responsável pelo abastecimento, transportes, seleção dos locais de bivaque e planejamento das marchas. A logística tem sido, desde há muito tempo, um termo de uso militar.

Sua aplicação à questão da direção de empresas se desenvolveu a partir do anos 60. Na logística empresarial, a embalagem das expedições, o armazenando dos produtos acabados e seu movimento para clientes são atividades normalmente incluídas na distribuição física, inseparáveis do fluxo de materiais na empresa.

O departamento de compras de uma empresa desempenha uma função difícil de ser compreendida. Isso porque, praticamente todos estão familiarizados com outra versão: a compra pessoal. Por isso, é fácil presumir certa familiaridade ou determinados conhecimentos sobre as compras. O ponto de vista do consumidor se característica pela ideia de “cesta de compras”. Supõem uma operação de comercialização no varejo, no qual há muitos fornecedores de elementos relativamente comuns. Cada cliente compra a partir de sua necessidade corrente e é também consumidor final do produto ou do serviço adquirido.

As compras da empresa apresentam uma imagem totalmente diversa. As necessidades da maior parte das organizações normalmente é necessidade especializada e os volumes de compras costumam ser muito grandes. O número de fontes potenciais pode ser pequeno e é possível que haja poucas opções no mercado total.

Frequentemente, as organizações atuam como compradores têm um porte e um poderio econômico maior do que seus fornecedores e podem desempenhar múltiplas tarefas em relação as suas fontes de origem. Dadas as grandes somas de dinheiro em jogo, os fornecedores dependem em grande parte de um cliente individual e recorrem a diferentes tipos de estratégias para conseguir o negócio que desejam.

Nesse sentido, o controle do cliente, outorgando ou negando pedido sobre o volume de negócio, representa um poder real. Exige-se, por um lado, que tenha conhecimentos especiais para assegurar a satisfação adequada das necessidades e dos procedimentos apropriados para assegurar um rendimento aceitável dos suprimentos.

Nas grandes organizações, uma equipe especializada em compras efetua a operação, enquanto na grande maioria das pequenas e médias empresas, o proprietário-diretor normalmente se ocupa com a tarefa do fornecimento.

Na maior parte das organizações manufatureiras os suprimento consomem aproximadamente de 50 a 60% das receitas totais da organização em mercadorias e serviços. Até mesmo nas organizações não lucrativas e nas empresas de serviço, a porcentagem do orçamento total gasto em suprimento costuma ser muito significativo. Em média, nestes negócios, a percentagem do orçamento total gasto em suprimentos costuma situar-se entre 20% a 40%.

Assim, comprar bem é um belo passaporte para aumentar o lucro da empresa.