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Uma das regras mais simples para as empresas começarem a engatinhar rumo a uma profissionalização de sua estrutura é a delegação.

Em tese, delegar não tem nada de extraordinário, tampouco requer que um especialista em administração escreva um capítulo dedicado a este ponto. Entretanto, na prática, o que se verifica todos os dias nas empresas, a coisa é bem diferente. Percebo que este primeiro degrau, sempre visto com certo simplismo pelos “papas” da administração, possui, pelo menos nas pequenas e médias empresas, alguns pontos que necessitam ser esclarecidos.

Se se perguntar para qualquer pessoa se a mesma concorda que delegar vai possibilitar uma velocidade maior e o conseqüente aumento do nível de consciência e aprendizado das tarefas, todos concordarão. Bem, a próxima etapa, seria a delegação propriamente dita. Aí, como diz o caipira, a porca entorta o rabo !

O objetivo deste artigo é de poder dar uma contribuição para a reflexão e a tomada de decisão para as empresas, e são muitas, que já tentaram e não conseguiram delegar coisa alguma.

A base filosófica que permite que haja delegação em uma empresa é de esta acredite em duas coisas:

• Trabalho em equipe de fato e não por conveniência;
• Crença na eterna superação das pessoas de seus limites;

Pense muito bem a respeito dos dois pontos que colocamos acima. Com certeza absoluta, se você já tentou delegar e falhou, é porque não ocorrem as duas coisas ao mesmo tempo na sua empresa.

Para começar, faça os passos a seguir com a sua equipe, e não sozinho. Afinal de contas o herói isolado é apenas uma lenda e não uma realidade no mundo atual das empresas. Trabalhar em equipe fará com que o nível de comprometimento das pessoas envolvidas com a questão seja profunda e não superficial. Os passos básicos são os seguintes:

1. Reúna as pessoas para as quais estarão sendo delegadas algumas tarefas ou funções. Lembre-se: você necessita que estas pessoas superem o atual estágio das tarefas para, por um lado, elas perceberem que causaram melhoria para a empresa e, segundo, para a própria empresa ganhar com esta transformação;
2. Coloque as tarefas de modo a contribuir para algo maior que o produto ou o serviço. Por exemplo, se você vende papel e caneta numa papelaria, estes não são simplesmente produtos, mas servem para o enriquecimento cultural das pessoas. Desta maneira, ganharemos guerreiros poderosos que perceberão um significado grandioso em suas novas tarefas. É preciso sair da mesquinharia das atividades e tentar, sempre, enriquecê-las;
3. Compreenda o período natural de aprendizado inicial e um acompanhamento do novo postulante. Não caia na tentativa ou armadilha de pensar: “se é para ensinar e acompanhar, então, é melhor eu mesmo fazer”. Isto é uma tolice muito grande. As empresas brasileiras necessitam que seus empresários pensem de forma estratégica e não fiquem debruçados nas atividades operacionais. Pense que o monte de coisas que você fazia dará tempo, não as fazendo, de melhorar continuamente seu negócio;
4. Construa um ambiente de confiança, onde as pessoas não se sintam ameaçadas pelo fato de estarem adquirindo maior importância. Transforme o erro num verdadeiro aliado no aprendizado contínuo da empresa. Faça o papel de um verdadeiro coach manager, isto é, gerente-treinador;
5. Deixe as pessoas colocarem suas idéias e pontos-de-vista sempre no sentido de melhoria do processo. Elogie cada nova contribuição. Não seja egoísta a ponto de desprezar uma contribuição pelo fato de ter melhorado algo que você fazia até ontem. Ouça as idéias e divulgue-as para criar um ambiente positivo e de criatividade;
6. Quando comunicar as idéias faça na mesma linguagem das pessoas que irão escutá-las. Assim, de modo simples e eficaz, todos irão compreendê-las e sentirão que é mesmo com elas que se está falando, e não com vento ou as paredes. Nada mais antipático que usar palavras “chiques” para pessoas que simplesmente não as entenderão;
7. Crie um espaço para discutir os progressos de cada semana. Em geral, as segundas-feiras são muito boas para este tipo de assunto. Na pauta, deve constar, obrigatoriamente, as dificuldades, as contribuições e os passos que, em equipe, foi pensado para transpor as próximas barreiras. Mais uma vez, coloque-se como um mero membro participante da reunião. Suas idéias não devem prevalecer e sim a da equipe em consenso;
8. Mantenha um lugar onde todos possam ler as conclusões e os próximos passos com as metas e com os envolvidos em cada uma delas;
9. Tudo em nossa vida tem prazo. Aqui também haverá de existir limites e prazo de conclusão para as metas e para as pessoas que estarão envolvidas com este procedimento;
10. Finalmente, não desista. No final das contas, você perceberá que isto é apenas um primeiro passo rumo a uma nova empresa que estará sendo construída.

Agora, marque um “x” nos pontos abaixo sobre o tema de hoje:

• Quer mesmo delegar suas tarefas?
• Está preparado para se entregar a tarefas mais elevadas em complexidade e agregar mais valor para a empresa?
• Acredita nas duas bases filosóficas da delegação?
• Está preparado para ser um gerente-treinador?
• Pensa que vai ser um processo indolor?
• As pessoas na sua empresa estão preparadas para este novo ambiente ?

Se você somou até dois pontos, sua empresa ainda tem muito que aprender sobre delegar. De três a cinco pontos é a empresa que está necessitando de uma ajuda final para concluir este passo. Agora se você marcou sete pontos e ainda não conseguiu delegar nada, acredito que o problema seja você !