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Um grande problema que as empresas têm é aquele ligado à resolução de problemas. Parece incrível, mas as empresas vivem com o drama do problema sem solução.

A bem da verdade, é bom que se diga que todas as empresas têm problemas. Uns mais graves, outros menos; porém, o fato é que o problema sempre será um “parceiro” na vida das organizações. A diferença reside na resolução dos problemas. O equilíbrio aponta para uma resposta calcada nas experiências anteriores aliada aos mais modernos conhecimentos sobre o tema.

Mas, definitivamente, o que fará uma empresa diferente da outra não será seu grupo de sócios, seus executivos, seus computadores ou sua tecnologia. Como lembra Peter Drucker, em um clássico artigo publicado, o que fará a diferença, sempre, será a instituição administrada. Somente a instituição administrada é capaz de usar a criatividade para gerar resultados e modificar o ambiente. As empresas, sobretudo agora, devem ser reinventadas dramaticamente. Começar a construir a nova empresa é uma tarefa que deve ser feita a partir de um foco externo da empresa. A velha cópia do modelo industrial de 250 anos está falida e é impraticável em nossos dias, ou seja, é uma cópia anacrônica.

Evidentemente que os problemas nas empresas tradicionais tendem a ser vistos como um entrave para o desenvolvimento por vários motivos. Em primeiro lugar, os diretores, sócios e gerentes não possuem a integridade dos dados. A maior parte dos dados não estão disponíveis e muitas vezes são simplesmente inacessíveis à cúpula dirigente. Isso pressupõe que a decisão tomada, em geral, não considera todos os fatores envolvidos, tampouco sua profundidade. Por isso que não é raro encontrar a “rádio peão” fazendo piadinhas das decisões tomadas. Em segundo lugar existe uma falta de metodologia total para saber ou descobrir qual é o problema de fato. Ocorre um erro comum que é a de misturar problema com consequência. Para dar um exemplo bem comum: “nosso problema é a queda de vendas em março”, “nosso problema é que nossos funcionários são mal treinados”. Evidentemente, a queda de vendas é uma consequência e não um problema. Da mesma forma, o mal treinamento é uma consequência.

Outro fato que muito se parece com nossos “problemas” é a inferência. Por inferência se entende a admissão de uma proposição que não é diretamente conhecida. Em geral, na inferência, concluímos por dedução.

Há então, uma margem de erro a ser considerada quando tratamos os dados que nos são passados e realizamos uma conclusão que, além de dedutiva é precipitada. Sob a égide da globalização, da velocidade das decisões e de uma centena de palavras-chave que as empresas convivem atualmente, falar em tomar decisão de modo sistemático e metodológico parece que está démodé. Fora de moda ou não, o fato é que as empresas necessitam de um cinturão de cultura para dar sustentação às suas decisões.

Nesse sentido, reuni neste artigo algumas formas de se tomar decisão, respaldado em modelos de aceitação geral. O sentido real de sua utilização poderá ser experimentado por qualquer empresa. Para as pequenas que visem o desenvolvimento sustentado, sem dúvida, os aqui elencados poderão provê-las com muita eficácia.

Em geral, os dados e fatos que acontecem no dia a dia das empresas são tratados como se já fossem definitivos. O importante é que os dados e fator devem ser analisados com um conjunto de técnicas para resolução de problemas. Dentre as mais comuns, destacamos:

a) Reuniões – as reuniões nas empresas brasileiras de um modo genérico são muito mal elaboradas. As pessoas simulam e dissimulam, os “líderes” dessas reuniões invés de estimular a participação das pessoas, as desestimulam e as podam com seus olhares de reprovação e de desdém. Devemos fazer com que este espaço tão importante para discutir e resolver problemas seja visto como estimulante e enriquecedor para todos os participantes. Para se realizar uma reunião com um certo sucesso, dev-se:

• Trocar a pauta definitiva pela sugestão de pauta para todos os participantes;
• Trocar o clima sério e tenso por um mais descontraído;
• Ir à reunião como se fôssemos a uma festa e não a um velório;
• Trocar as malditas ATAS INÚTEIS por PLANOS DE AÇÃO INDIVIDUAL.

b) Análise Gráfica – os gráficos de vendas, custos, participação no mercado, participação de um produto no faturamento; constituem-se como um poderoso recurso para estreitar as visões em torno de um problema e afinar as expectativas para uma solução compartilhada. Pouco utilizado nas reuniões das empresas, porém, acredito profundamente na utilidade desta ferramenta por ser simples, de fácil compreensão e, sobretudo, pelo fato de ninguém poder ser contra a evidência dos números;

c) Curva ABC – a curva ABC ou curva de Paretto é um tipo de análise gráfica, porém com características próprias. O gráfico ABC tem por prioridade a estratificação da amostra em três grandes blocos (A, B e C), sendo que, normalmente, encontraremos a seguinte estrutura:

TIPO DE PROBLEMA                                    FREQUÊNCIA     CLASSE

Problemas de pouca importância                 Diária                      A

Problemas de importância relativa             Semanal                B

Problema de alta complexidade                     Mensal                   C

Embora, muitas vezes o empresário dê pouca importância para um determinado tipo de problema, este mesmo problema visto pelos funcionários ou pelo cliente, adquire proporções gigantescas. Ex. Rapidez com o envio das informações sobre um determinado pacote para a operadora logística. O empresário, muitas vezes, está mais preocupado com o fluxo financeiro da operação, enquanto o mesmo é derivado da rapidez de atendimento e da rapidez de entrega das informações junto à operadora.

d) Diagrama de Causa-Efeito – este modelo de resolução de problemas é de origem japonesa. Seu sentido é de, como diz o próprio nome, separar e entender plenamente o que é causa e o que é efeito. Neste sentido, as pessoas devem ser estimuladas a realizar o brainstorming (tempestade de idéias) para não deixar “represada” nenhuma boa idéia que, por acanhamento ou até mesmo medo de dizer o ridículo, poderá ser uma saída extraordinária para a resolução do problema de forma simples e econômica.

Tenho certeza que essas técnicas poderão auxiliá-lo na resolução dos problemas de sua empresa. Agora, se você não desenvolver nenhuma delas, é porque sua empresa deve ter um problema bem sério. Adivinhe qual é ?